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Hinweis:

Wenn Sie neue Aktivitätsarten erstellen oder Änderungen an bestehenden Aktivitätsarten vornehmen, müssen Sie anschliessend Consolidate neu starten, damit alle Ihre Änderungen übernommen werden.

 

Neue Aktivitätsart erstellen:

 

Um eine neue Aktivitätsart zu erstellen, wählen Sie das Symbol "Neuer Eintrag" oder verwenden Sie den Shortcut Strg + N in der Liste.

 

Consolidate öffnet anschliessend das folgende Fenster für Sie:

 

Administration - Aktivitätsarten Allgemein

 

Bezeichnung:

Tragen Sie in diesem Feld die Bezeichnung/den Namen für die Aktivitätsart ein.

 

Farbe im Kalender:

Definieren Sie welche Farbe im Kalender für diese Aktivitätsart verwendet werden soll.

 

Informationstext:

Geben Sie einen Informationstext ein, welcher kurz beschreibt wofür die Aktivitätsart zu verwenden ist.

 

Darstellung:

Wählen Sie ein Symbol für die Aktivitätsart aus.

Dies wird für die Darstellung in der Aktivitätsarten-Auswahl, in Listen usw. für eine bessere Unterscheidung verwendet.

 

Service-Management aktiviert:

Wenn diese Einstellung aktiviert ist, steht der "Antworten-Button" in Aktivitäten mit dieser Aktivitätsart, unabhängig von der ausgewählten Basis-Technologie, zur Verfügung. Dadurch kann mit nur einem Klick eine E-Mail Antwort für diese Aktivität erstellt werden.

 

Schulungen verwalten aktiviert:

Möchte Sie mit dieser Aktivitätsart die Schulungsverwaltung nutzen, aktivieren Sie diese Option.

Eine genaue Beschreibung zu dieser Funktion finden Sie unter "Schulungsverwaltung".

 

Objektauswahl aktivieren:

Soll es möglich sein, dieser Aktivitätsart Objekte zuzuordnen, setzen Sie für die Option einen Haken. 

Alle Information zu Objekten finden Sie unter "Objekte" genau beschrieben.

 

Aktivität kann wiederkehrend sein:

Definieren Sie, ob die Aktivitätsart wiederkehrend sein kann.

Die Funktion ist für Sie unter "Wiederkehrende Aktivitäten" ausführlich beschrieben.

 

Mobil nicht verwendbar:

Voraussetzung:

Consolidate Lizenz für Mobile- und WebApp

 

Wenn diese Aktivitätsart in der Consolidate Mobile- und WebApp nicht zur Verfügung stehen soll, aktivieren Sie diese Option.

Die Aktivitätsart wird dann mobil nicht angeboten. 

 

Löschvorschlag nach (Monaten):

Voraussetzung:

Consolidate Lizenz für das Modul DSGVO Manager

 

Diese Funktion ermöglicht es Ihnen zu definieren, nach wie vielen Monaten Aktivitäten mit dieser Aktivitätsart zu löschen sind. Aktivieren Sie dafür die Option und tragen Sie die entsprechende Anzahl von Monaten ein.

 

Weitere Informationen zu dieser Funktion finden Sie unter "DSGVO Löschfristen (Aktivitätsarten)".

 

Projektzuordnung verpflichtend:

 

Ist diese Option aktiviert, ist die Zuordnung eines Projektes (im Feld "Projekt") für Aktivitäten

(neu-erstellte und geänderte) mit dieser Aktivitätsart verpflichtend.

 

CC-Lesebestätigung erlauben:

 

Wenn es für diese Aktivitätsart die Möglichkeit geben soll, eine Lesebestätigung für interne CC’s anzufordern, aktivieren Sie diese Option.

 

Im CC-Fenster steht nach einem Neustart anschliessend die Checkbox "Lesebestätigung anfordern" für alle Mitarbeiter/innen zur Verfügung.

 

CC-Lesebestätigung - Option in CC Fenster

 

Ist diese Checkbox aktiviert, so wird für alle CC-Empfänger (Zugeordnete Mitarbeiter) eine Lesebestätigung für das CC angefordert.

 

CC’s mit einer angeforderten Lesebestätigung (ausständig) werden im CC-Fenster (über Button "CC" in der Aktivitäten-Vorschau) fett dargestellt.

CC’s ohne angeforderte Lesebstätigung oder mit Bestätigung werden normal angezeigt.

 

CC-Lesebestätigung - Option in CC Fenster angewendet

 

Wenn der CC-Empfänger nun die Aktivität, welcher er als CC erhalten hat im Eingang anklickt, erscheint folgende Frage:

 

CC-Lesebestätigung - Meldung Lesebestätigung

 

Wird die Frage mit "Ja" beantwortet, erhält der CC-Versender folgende Information im Eingang:

 

CC-Lesebestätigung - Info nach Bestätigung

 

Wird "Später nochmal fragen" gewählt, erscheint die Frage beim nächsten Anklicken erneut.

 

CC-Übersicht: 

Die CC-Übersicht (mit und ohne Lesebestätigung) einer Aktivität können Sie über das Kontextmenü (rechte Maustaste) in der Liste oder über "Optionen" in der Aktivitäten-Vorschau einsehen.

 

CC-Lesebestätigung - CC-Übersicht in Liste

 

CC-Lesebestätigung - CC-Übersicht

In dieser Übersicht finden Sie die internen CC-Empfänger (letzter Stand) der Aktivität aufgelistet.

Ebenfalls wird aufgeführt, ob sich das CC noch im Eingang des Empfängers befindet, wann das CC versendet und ob eine Lesebestätigung angefordert wurde.

Wenn eine Lesebestätigung bestätigt wurde, wird das Datum und die Uhrzeit der Bestätigung angeführt.

 

Weitere Einsatzmöglichkeit:

Diese Funktion können Sie auch für die Delegation von Aktivitäten und gleichzeitiges CC mit Lesebestätigung an eine/n Mitarbeiter/in verwenden.

Somit können Sie sicherstellen, dass der/die Mitarbeiter/in die Aktivität sicher gesehen hat.

 

Aktivität nach Erstellung sofort sperren:

Legen Sie mit Hilfe dieser Option fest, ob Aktivitäten mit dieser Aktivitätsart nach dem Erstellen (und speichern) sofort gesperrt werden sollen (Ausnahme E-Mails, dieser werden erste nach dem Versenden gesperrt). 

 

Die Aktivität kann dann nur noch kommentiert werden.

 

Eine genaue Beschreibung der Funktion Notizen/Mailtext sperren und Kommentieren finden Sie im Kapitel "Schaltflächen und Optionen".

 

Kalender-Sync-Einstellung:

 

 

Voraussetzungen:

Das Modul CalendarSync
Version 5.2.006 oder neuere Versionen

 

Ihr Consolidate Administrator hat die Möglichkeit zu definieren, welche Aktivitätsarten beim CalendarSync synchronisiert werden sollen und welche nicht. Außerdem kann eingestellt werden, ob die Termine normal oder als privat übertragen werden.

 

Die genaue Beschreibung für diese Einstellungen, sowie alle Informationen zum Modul finden Sie im Kapitel "CalendarSync".

 

Aktivitätsart als Standard verwenden für:

Soll diese Aktivitätsart als Standard für gewisse Vorgänge verwendet werden, können Sie dies in diesem Bereich definieren.

Diese Einstellungen gelten für das gesamte Unternehmen und Mitarbeiter/innen, welche diese Aktivitätsart verwenden dürfen.

 

Natürlich kann die Aktivitätsart nach der Erstellung trotzdem immernoch manuell abgeändert werden.

 

Mailantwort/Kopie: Wird für E-Mail Antworten/Kopien verwendet.

Allen Antworten: Wird verwendet, wenn in einer E-Mail die Funktion "Allen Antworten" ausgewählt wird.

Weiterleiten: Wird verwendet, wenn eine Aktivität weitergeleitet wird.

Termin-Einladung/-Absage/-Mitteilung: Wird für Termin-Einladungen/-Absagen oder -Mitteilungen (über iCal) von/für Externe verwendet.

Faxantwort/Kopie: Wird für Fax Antworten/Kopien eingesetzt.

Lesebestätigung: Wird verwendet, wenn eine Lesebestätigung angefordert wurde und diese gesendet wird.

Externe Terminerstellung: Wird verwendet, wenn ein Termin von extern (über iCal) eingetragen wird.

 

Zusatzformulare:

Sollen Zusatzformulare verwendet werden, entscheiden Sie wann welche Zusatzformulare sichtbar dargestellt werden sollen. 

 

 

Speichern Sie abschliessend alle Änderungen mit "OK" und starten Sie Consolidate neu.

 

Die neue Aktivitätsart wird anschliessend zur Auswahl angeboten.