Dokumente

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Hinweis:

Wenn Sie neue Aktivitätsarten erstellen oder Änderungen an bestehenden Aktivitätsarten vornehmen, müssen Sie anschliessend Consolidate neu starten, damit alle Ihre Änderungen übernommen werden.

 

In diesem Bereich können Sie Einstellungen für Dokumente in Aktivitätsarten treffen.

 

Aktivitätsarten verwalten - Dokumente

 

Aktivität kann ein Dokument enthalten:

Wenn diese Aktivitätsart nur ein Dokument enthalten darf, aktivieren Sie diese Option.

Möchte ein/e Mitarbeiter/in dann mehrere Dokumente einfügen, ist dies nicht möglich.

 

Versionierung automatisch starten

(beim Erstellen der Aktivität):

 

Voraussetzungen:

Version 5.1.060 oder neuere Versionen
Aktivität kann ein Dokument haben ist aktiviert

 

Wenn Sie möchten, dass beim Erstellen einer Aktivität (mit dieser Aktivitätsart) mit einem Dokument, das Dokument sofort versioniert wird, aktivieren Sie diese Option.

 

Unter "Dokument-Versionsverwaltung" finden Sie eine genaue Beschreibung der Versionierung in Consolidate.

 

Unterschriftenlauf automatisch starten

(beim Erstellen der Aktivität):

 

Voraussetzungen:

Version 5.1.060 oder neuere Versionen
Aktivität kann ein Dokument haben ist aktiviert
Versionierung automatisch starten ist aktiviert

 

Diese Option starten beim Erstellen einer Aktivität (mit dieser Aktivitätsart), sofort den Unterschriftenlauf inkl. Versionierung beim Klick auf OK.

 

Im Kapitel "Dokument-Versionsverwaltung" im Bereich "Mitarbeiter zur Unterschrift einladen" und im Kapitel "Unterschriften" finden Sie eine Beschreibung für die Verwendung von Unterschriften.

 

Änderungsgrund Pflicht für Versionierte Dokumente:

Voraussetzung:

Version 5.1.049 oder neuere Versionen

 

Ist diese Option aktiviert, muss bei einer Aktivität mit dieser Aktivitätsart bei der Freigabe eines versionierten Entwurfs eines Dokuments ein Grund für die Änderung eingegeben werden.

Standardmässig ist die Option deaktiviert.

 

Änderungsbeschreibung Pflicht für Versionierte Dokumente:

Voraussetzung:

Version 5.1.049 oder neuere Versionen

 

Ist diese Option aktiviert, muss bei einer Aktivität mit dieser Aktivitätsart bei der Freigabe eines versionierten Entwurfs eines Dokuments eine Beschreibung der Änderung eingegeben werden.

Standardmässig ist die Option deaktiviert.

 

Bei Freigabe bzw. Einladung zur Unterschrift

MS Word automatisch in PDF umwandeln:

 

Voraussetzungen:

Version 5.1.060 oder neuere Versionen
Aktivität kann ein Dokument haben ist aktiviert

 

Soll ein Word-Dokument bei der Freigabe einer Version (Versionierung) oder beim Einladen eines Begutachters zur Unterschrift (mit dieser Aktivitätsart) automatisch in ein PDF-Dokument umgewandelt werde, setzen Sie einen Haken für diese Option.

 

Der aktuelle Entwurf ist dadurch immer ein Word-Dokument, alle anderen Dateien werden in PDF-Dokumdent automatisch umgewandelt.

 

Dokument (MS Word) beim Einfügen automatisch in PDF umwandeln:

 

Voraussetzungen:

Version 5.1.060 oder neuere Versionen
Aktivität kann ein Dokument haben ist aktiviert

 

Mit Hilfe dieser Option wird ein Word-Dokument beim Einfügen in einer Aktivität

(mit dieser Aktivitätsart) automatisch von Consolidate in ein PDF-Dokument umgewandelt.

(Dies greift nicht beim Erstellen von Vorlagen).

 

Aktivität kann mehrere Dokumente enthalten:

Voraussetzung:

Aktivität kann ein Dokument haben ist aktiviert

 

Aktivieren Sie diese Option, wenn die Aktivitätsart mehrere Dokumente enthalten darf.

 

Dokumente verschlüsselt ablegen:

Voraussetzung:

Aktivität kann ein Dokument haben ist aktiviert

 

Verschlüsselung:

Wenn Sie diese Option aktivieren und mit dieser Aktivitätsart Aktivitäten mit Dokumenten erstellt werden, werden diese von Consolidate verschlüsselt abgelegt.

 

Der Ablagepfad für die Dokumente kann der Administrator in den Programm-Einstellungen unter "Dokumente" eintragen.

 

Gibt es bereits bestehende Dokumente in einer Aktivität mit dieser Aktivitätsart,

so fragt Consolidate beim Speichern, ob Sie diese "alten" Dokumente auch verschlüsseln möchten.

 

 

Wenn Sie dies möchten, bestätigen Sie die Frage mit "Ja".

 

Consolidate zeigt Ihnen anschliessend folgendes Fenster:

 

 

Starten Sie in diesem die Verschlüsselung "Encode" mit einem Klick auf "Start".

 

Im unteren Bereich wird während des Vorgangs der Fortschritt in Prozent angezeigt.

 

Warten Sie anschliessend bis die Verschlüsselung abgeschlossen ist und schließen Sie danach das Fenster über das "X".

 

Entschlüsselung:

Wenn Sie verschlüsselte Dokumente einer Aktivitätsart wieder entschlüsseln möchten, entfernen Sie einfach die Option "Dokumente verschlüsselt ablegen" in den Eigenschaften der Aktivitätsart.

 

Consolidate fragt anschliessend beim Speichern, ob Sie die "alten" Dokumente auch alle entschlüsseln möchten.

 

 

Wenn Sie dies möchten, bestätigen Sie die Frage mit "Ja".

 

Consolidate zeigt nun folgendes Fenster:

 

 

Starten Sie in diesem die Entschlüsselung "Decode" mit einem Klick auf "Start".

 

Warten Sie anschliessend bis die Entschlüsselung abgeschlossen ist und schließen Sie dann das Fenster über das "X".

 

Vorgabewert Begutachter:

 

Voraussetzungen:

Version 5.1.060 oder neuere Versionen
Aktivität kann ein Dokument haben ist aktiviert

 

Diese Option ermöglicht es Ihnen für Aktivitätsarten Begutachter/Mitarbeiter (für die Unterschrift bei versionierten Dokumenten) vorzubelegen. Diese werden dann bei einem Unterschriftenlauf mit dieser Aktivitätsart zur Unterschrift automatisch als interne Begutachter vorgeschlagen. Die tatsächliche Auswahl kann aber noch manuell angepasst werden.

 

Vorlagen:

Wenn bei einer Aktivitätsart immer gewisse Vorlagen beim Einfügen vorgeschlagen werden sollen,

können Sie in diesem Bereich die gewünschten Vorlagen der rechten Seite zuordnen.

 

Natürlich kann auch manuell auf alle Vorlagen zugegriffen werden.