Wenn mehrere Mitarbeiter/innen neue Adressen oder Kontaktpersonen erfassen, lässt es sich kaum vermeiden,
dass eine identische Adresse oder Kontaktperson mit unterschiedlicher Schreibweise oder unterschiedlichen Informationen doppelt eingetragen wird.
Mit der Funktion "Doubletten zusammenführen" bietet Consolidate die Möglichkeit, doppelt vorhandene Personen oder Adressen zu vereinen und damit Ihre Kontaktliste "sauber" zu halten.
In diesem Kapitel wird das Zusammenführen von Personen beschrieben.
Der beschrieben Ablauf gilt sinngemäss auch für das Zusammenführen von doppelten Adressen.
Wichtige Schritte vor dem Zusammenführen von Personen und Adressen:
Die Doubletten-Zusammenführung füllt keine leeren Felder.
Gleiche oder bereits gefüllte Einträge werden nicht angepasst oder überschrieben.
Überprüfen Sie daher vor dem Zusammenführen die Daten der Zielperson bzw. der Zieladresse und passen Sie diese ggf. an.
Folgende Informationen werden der Zielperson bzw. Zieladresse zugeordnet:
| • | Einträge und Informationen in den Standard-Registern (auch Kommunikationseinträge) |
| • | Anschriften (dabei können doppelte Einträge entstehen) |
Folgende Informationen werden auf die Zielperson oder Zieladresse geändert:
| • | Aktivitäten-Zuordnungen (auch bei Projekten) |
| • | Adressgruppen-Zuordnungen |
| • | Favoriten-Zuordnung |
| • | Zusatzdatenfelder vom Typ "Datenbank Suchfeld (src)" |
| • | Auswahlfelder in Listen |
| • | Sonstige Verknüpfungen wie Leistungen, Objekte usw. |
Folgende Informationen werden nicht übertragen oder angepasst:
| • | Zusatzdaten von Personen oder Adressen |
Doubletten zusammenführen von zwei Personen:
Öffnen Sie die Personenliste und suchen Sie mit Hilfe der Suchkriterien nach einer Person, welche doppelt angelegt wurde.
Halten Sie die Strg-Taste gedrückt und markieren Sie die beiden Personen, die Sie zusammenführen wollen.
Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die markierten Personen und wählen Sie im Kontextmenü die Funktion "Doubletten zusammenführen" aus.
Consolidate zeigt das folgende Dialogfenster an:
Im dargestellten Beispiel werden die Daten der Person mit der Nummer 1229594 mit der Nummer 1229595 zusammengeführt.
Wenn Sie die Zusammenführen umkehren wollen, klicken Sie einfach auf den Button "Umkehren".
Bestätigen Sie die Zusammenführung mit Klick auf "Ja".
Consolidate führt anschliessend die Daten der Personen zusammen und zeigt das Dialogfenster für das Löschen der anderen Kontaktperson an.
Klicken Sie auf die Schaltfläche "Ja" um die Person zu löschen.
Überprüfen Sie anschliessend die Daten der Zielperson und passen Sie diese ggf. an.