Voraussetzungen:
| • | Das Modul DSGVO Manager (Die Lizenz für dieses Modul ist gesondert zu erwerben) |
| • | Die Berechtigung "Personen Auskunft erteilen (DSGVO)" |
Einer betroffenen Person steht gemäß den gesetzlichen Bestimmungen ein Auskunftsrecht über die zu seiner Person verarbeiteten Daten zu.
Mit dieser Funktion können Sie einfach per Knopfdruck eine Vorlage für eine Auskunft erstellen.
Prüfen Sie zu Beginn (falls berechtigt), ob alle notwendigen Einstellungen für die Funktion in den Datenschutz-Einstellungen (unter "Einstellungen") eingetragen sind.
Eine genaue Beschreibung der einzelnen Einstellungen finden Sie unter "Datenschutz-Einstellungen (DSGVO)".
Gehen Sie dafür zuerst in die Personenliste und suchen Sie nach der gewünschten Person.
Markieren Sie diese anschliessend in der Liste und wählen Sie (falls berechtigt) im Kontextmenü (rechte Maustaste) die Option "DSGVO Auskunft" aus.
Hinweis:
Eine Mehrfachauswahl von Personen ist für diese Funktion ist nicht möglich.
Consolidate erzeugt nun automatisch eine neue Aktivität mit der Vorlage für die Auskunft und übergibt diese in Ihre Verantwortung.
In der Vorlage trägt Consolidate bei einer Person folgende Daten für Sie zusammen:
| • | die persönlichen Daten aus den Eigenschaften der Person (wie Name, Geburtsdatum, E-Mail Adresse, Telefonnummer usw.). |
| • | die Zugehörigkeit zu einer Adresse/Firma. |
| • | die eingetragenen Anschriften. |
| • | die Beziehungen der Person. |
| • | sonstige Daten welche unter "Weitere Kommunikation" vorhanden sind (wie Homepage, weiter E-Mail Adressen usw.). |
| • | evtl. vorhandene Zusatzdaten (nur wenn diese einen "Übergabename" haben). |
| • | die Datenweitergabe mittels Visitenkarten (an wen die Daten übermittelt wurden). In Klammer steht der Kürzel des Mitarbeiters, welche die Visitenkarte versendet hat. |
Es wird eine Statistik erstellt über:
| • | den ersten und den letzten Kontakt mittels E-Mail. |
| • | die Anzahl der derzeit vorhandenen Aktivitäten pro Aktivitätsart. |
| • | die Anzahl der Aktivitäten pro Aktivitätsart welche sich derzeit im Papierkorb befinden. |
Anschliessend können Sie die Vorlage bearbeiten und an die Person welche das Auskunftsbegehren gestellt hat versenden.
Beispiel:
