Schaltflächen und Optionen

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Schaltflächenleiste in Aktivitäten:

 

Schaltflächen in Aktivitäten

 

Sollten Sie sich einmal unsicher sein, welche Schaltfläche was bewirkt, halten Sie den Mauszeiger einfach über den gewünschten Schalter,

und es erscheint ein "Tooltip" mit einer Kurzbezeichnung der Funktion des jeweiligen Buttons.

 

Speichern Icon

(Änderungen) Speichern:

Speichert die Aktivität und allen vorgenommenen Änderungen.

 

Antworten Icon

Antworten:

Auf die geöffnete E-Mail wird geantwortet, hierzu wird eine neue Aktivität "E-Mail" erstellt.

Consolidate passt (falls die E-Mail Adresse einer Person zugeordnet ist) automatisch die Anrede an und fügt Ihre Signatur ein.

Der vorhergehende Mailverlauf wird automatisch unter Ihrer Signatur eingefügt.

 

Allen Antworten - Icon

Allen Antworten:

Auf die E-Mail wird an alle Absender geantwortet, hierzu wird eine neue Aktivität "E-Mail" erstellt.

 

Erneut senden - Icon

Weiterleiten:

Die geöffnete E-Mail können Sie hier weiterleiten, hierzu wird ebenfalls eine neue Aktivität "E-Mail" erzeugt.

 


Kontextmenü für Antworten, Allen Antworten und Weiterleiten:

 

Consolidate bietet Ihnen, wenn Sie auf eine E-Mail antworten oder diese weiterleiten möchten,

im Kontextmenü (rechte Maustaste) der einzelnen Funktionen folgende Möglichkeiten:

 

Kontextmenü für Antworten, Allen Antworten und Weiterleiten

 

Ohne Bilder:

Die Aktivität (E-Mail) wird ohne Bilder (aus dem vorhergehenden Mailverlauf) erstellt.

Beinhaltet Ihre Signatur ein Bild, wird dieses aber geladen.

 

Ohne Mailverlauf:

Die Aktivität (E-Mail) wird ohne den vorhergehenden Mailverlauf erstellt.

 

Mailverlauf als Anhang:

Die Aktivität (E-Mail) wird erstellt und der vorhergehende Mailverlauf als Datei im Anhang eingefügt.

 

Dateianlage einfügen - Icon

Dateianlagen

einfügen:

Hier können Sie Dateianhänge für die Aktivität importieren.

 

Eine genaue Beschreibung zum Thema Dateianlagen finden Sie unter "Dateianlagen".

 

Mahner - Icon

Mahner einstellen:

Möchten Sie zu einer genauen Uhrzeit oder in regelmässigen Intervallen an eine Aktivität erinnert werden, können Sie einen Mahner setzen.

 

Wenn Sie einen Mahner einstellen wollen gibt es zwei Möglichkeiten:

 

Mahner für Aktivitäten geben Sie ein, in dem Sie das Symbol "Mahner" anklicken.

 

Mahner einstellen

 

Oder Sie markieren in einer Aktivitätenliste eine Aktivität und wählen im Kontextmenü (rechte Maustaste) die Option "Mahner einstellen".

  Bei markiertem Eintrag in der Aktivitätenliste gibt es auch die Möglichkeit die Tastenkombination Strg+M zu verwenden:

 

Mahner einstellen2

 

In beiden Fällen öffnet sich das Mahner-Fenster.

Stellen Sie in diesem den Tag und die Uhrzeit ein, an dem Sie erinnert werden möchten.

 

mahner-set

 

Um das Datum anzupassen gibt es mehrere Möglichkeiten:

 

Klicken Sie einfach auf den kleinen Pfeil rechts neben dem Datum.

  Consolidate öffnet dann anschliessend ein Kalenderfenster, in dem Sie das gewünschte Datum mit einem Klick auswählen könne.

 

Oder verwenden Sie die beiden Pfeiltasten (nach oben und nach unten) auf der linke Seite im Feld um jeweils einen Tag in die Zukunft oder die Vergangenheit zu gehen.

 

Oder führen Sie im Feld "Datum" einen Klick mit der rechten Maustaste aus, dann können Sie zwischen den Optionen "Heute", "Morgen" und "Leeren" wählen.

 

Sie haben auch die Möglichkeit ganz leicht den Monat und das Jahr zu ändern.

  Führen Sie dazu im Kalenderfenster einen Klick mit der rechten Maustaste auf den Monat oder die Jahreszahl aus

  und wählen Sie den gewünschten Eintrag aus.

 

Um die Uhrzeit einzustellen stehen Ihnen folgende Möglichkeiten zur Verfügung:

 

Die Uhrzeit kann über die Eingabe auf der Tastatur erfolgen.

 

Sie können auch die Pfeiltasten (nach oben und nach unten) auf der rechten Seite verwenden, hier wird die im Kontextmenü (rechte Maustaste) eingestellte Schrittgröße/Intervall verwendet. Neben der derzeit ausgewählten Schrittgröße/Intervall wird links ein Haken angezeigt.

 

Leistungserfassung - Dauer Schrittgröße

 

Wird die Schrittgröße/der Intervall verändert, wird auf den nächsten vollen Intervall gerundet.

 

Beispiel:

Es ist ein Intervall von 1 Minute eingestellt. Es wird zwei mal der Pfeil nach oben geklickt, die Zeit ist auf 12:02 eingestellt.

 

1. Der Intervall wird auf 10 Minuten geändert und auf den Pfeil nach oben geklickt, die Zeit wird auf 12:10 angepasst.

2. Der Intervall wird auf 10 Minuten geändert und auf den Pfeil nach unten geklickt, die Zeit wird auf 12:00 angepasst.

 

Für die Verwendung der Pfeiltasten gibt es folgende Optionen:

 

Pfeiltaste = Eingestelle Schrittgröße
Shift + Pfeiltaste = Eingestellt Schrittgröße x2
Strg + Pfeiltaste = Eingestellte Schrittgröße x5
Shift + Strg + Pfeiltaste = Eingestellte Schrittgröße x10

 

Bestätigen Sie Ihre Eingaben abschliessend mit Klick auf die Schaltfläche "OK".

 

Mahner-Zeitpunkt ist erreicht:

 

Je nach Einstellung in Ihren Benutzer-Einstellungen öffnet sich der Mahner als Fenster oder wird in der Taskbar angezeigt.

Alle Informationen hierzu finden Sie unter "Benutzer-Einstellungen".

 

mahner-view

 

mahner-alarm

 

Ist der Alarm-Zeitpunkt erreicht und Consolidate ist minimiert, erscheint folgendes Symbol am Bildschirmrand.

 

 

Weitere Vorgehensweise:

 

Das Mahner-Fenster bietet Ihnen folgende Möglichkeiten:

 

Doppelklicken Sie auf den Eintrag in der Liste, um die Aktivität zu öffnen.
Benutzen Sie die Schaltfläche "In xx Min. erneut anzeigen" um automatisch in xx Minuten erneut erinnert zu werden.
Mit einem Klick auf die Schaltfläche "Nicht mehr mahnen" beenden Sie diese Ermahnung und sie wird nicht mehr angezeigt.
Klicken Sie auf die Schaltfläche "Mahner neu einstellen" um Änderungen daran vorzunehmen.

 

Drucker - Icon

Drucken:

Die aktuelle Aktivität wird von Consolidate ausgedruckt.

 

Berechtigung - Icon

Aktivitäten-Sicherheit:

Consolidate bietet Ihnen die Möglichkeit, eine Aktivität mit einer zusätzlichen Sicherheit auszustatten.

Klicken Sie dafür auf die Schaltfläche.

 

Es öffnet sich folgendes Fenster:

 

Vertraulichkeitsgruppen bei Berechtigungen - Gruppe zuordnen

 

Ihr User und der Verantwortliche der Aktivität werden mit Schreibrecht und die Vertraulichkeitsgruppe mit Leserecht zugeordnet, wenn noch keine Berechtigungen für diese Aktivität definiert wurden.

 

Im Fenster der Berechtigungen erscheint folgender Hinweis "Consolidate hat diesen Vorschlag gemacht, mit Abbrechen wird dieser verworfen".

 

Ist bereits eine Berechtigung vorhanden, zeigt Consolidate Ihnen den Hinweis "Derzeit ist folgende Sicherheit eingestellt, Sie können diese ändern oder (mit Abbrechen) so belassen".

 

Ist ein Projekt mit Projekt-Security der Aktivität zugeordnet, wird "Achtung: Diese Aktivität ist ein Projekt mit Projektsicherheit zugeordnet" angezeigt.

 

Wählen Sie aus der Liste "Verfügbar" einzelne Mitarbeiter, Rollen, Mitarbeiter- oder Vertraulichkeitsgruppen aus und verschieben Sie diese

auf die rechte Seite "Zugeordnet".

 

Sie können auch Mehrfachauswahl treffen, indem Sie die Strg-Taste beim Anklicken gedrückt halten.

 

CC Empfänger / Vertraulichkeitsgruppe in der Sicherheit immer mit Schreibrecht vorschlagen:

 

Wenn Sie möchten, dass interne CC-Empfänger / die Vertraulichkeitsgruppe in der Aktivitäten-Sicherheit immer mit Schreibrecht vorgeschlagen werden,

können Sie diese Optionen für sich selbst in den "Benutzer-Einstellungen" im Register "Allgemein" aktivieren.

 

Hinweis:

Vertraulichkeitsgruppen werden beim Verschieben nicht aufgelöst. Auf der rechten Seite wird nur die Gruppe angezeigt.

Dies ermöglicht eine einfache Zuteilung von Änderungs- und Einsehen-Recht für alle Gruppenmitglieder.

 

Tipp:

Verwenden Sie Vertraulichkeitsgruppen wenn Sie generelle Berechtigungen setzen möchten für Mitarbeiter in der Vertraulichkeitsgruppe für eine Aktivität.

 

Ordnen Sie die gewünschte Vertraulichkeitsgruppe der rechten Seite "Zugeordnet" zu.

Entscheiden Sie ob Mitarbeiter welche dieser Vertraulichkeitsgruppe zugeordnet sind, Änderungsrecht bekommen soll oder nicht.

Setzen Sie dafür den Haken bei "Änderungsrecht".

 

Hinweis:

Wenn mehrere Vertraulichkeitsgruppen zugeordnet sind und ein Mitarbeiter mehr als einer angehört,

gelten die Berechtigungen der Gruppe mit den meisten Rechten.

 

Wenn ein Mitarbeiter und eine Vertraulichkeitsgruppe (welcher der Mitarbeiter angehört) der rechten Seite zugeordnet wird,

gelten die Berechtigungen des Mitarbeiters (nicht die der Gruppe) für diesen.

 

Mitarbeiter, Teams oder Rollen:

 

Mitarbeitergruppen werden beim Verschieben auf die rechte Seite aufgelöst (alle Mitarbeiter der Gruppe werden angezeigt).

 

Ordnen Sie diese der rechten Seite zu, erhalten diese Standardmäßig die Rechte welche diese beim Verantwortlichen

der Aktivität in den Benutzer-Einstellungen (unter „(Kürzel) à Org.“) hinterlegt haben.

 

Speichern Sie Ihre Änderungen und die Aktivität.

 

Wer kann die Aktivität nun einsehen?

Alle Mitarbeiter und Vertraulichkeitsgruppen welche unter "Berechtigungen" der Aktivität zugeordnet sind, der Verantwortliche und der Ersteller (falls definiert).

 

Die Aktivität kann aber trotzdem von Mitarbeitern welche nur der Vertraulichkeitsgruppe angehören, in Listen gefunden werden.

 

Wie Sie eine Mitarbeitergruppe erstellen können finden Sie unter "Mitarbeitergruppen".

Um eine Vetraulichkeitsgruppe zu erstellen, folgen Sie den Anweisungen unter "Sicherheit".

 

Aktualisieren - Icon

Aktualisieren:

 

Aktualisiert die Aktivitätenvorschau und lädt die Daten neu.

Folgeaktivität erstellen - Icon

Folgeaktivität:

Klicken Sie auf die Schaltfläche, wenn Sie basierend auf der aktuellen Aktivität eine Folgeaktivität erstellen möchten.

Die Aktivitäten werden automatisch in der Historie miteinander verknüpft.

 

 

 

Optionen:

 

Optionen

 

Historie:

 

Vorgängeraktivität zuordnen:

 

Über diese Funktion können Sie für diese Aktivität einen Vorgänger definieren.

Consolidate öffnet für Sie die Aktivitätenliste. Sie können nun nach der gewünschten Aktivität suchen und diese mit "OK" zuordnen.

Die Aktivitäten werden miteinander in der Historie verknüpft.

 

Vorgänger Aktivität öffnen:

 

Mit dieser Funktion gelangen Sie zur Vorgänger Aktivität.

Diese wird von Consolidate geöffnet und in den Vordergrund gehoben.

 

Vorgängeraktivität-Zuordnung entfernen:

 

Wollen Sie die Zuordnung zur Vorgänger Aktivität entfernen, können Sie dies hier  tun.

Consolidate entfernt den Vorgänger aus der Historie.

 

Folgeaktivität erstellen (Strg+F):

 

Erstellt eine Folgeaktivität für diese Aktivität.

Consolidate öffnet das Aktivitätsarten Auswahl-Fenster für Sie und verknüpft die Aktivität automatisch in der Historie miteinander.

 

Historie als Liste anzeigen:

 

Consolidate öffnet hier für Sie eine Liste mit allen Aktivität welche in dieser Historie verknüpft sind.

 

Hinweis:

Die Liste wird zu Beginn immer leer geladen, da es bei großen Historien sonst eine lange Lade-Dauer verursachen würde.

Wenn Sie die gesamte Historie-Liste laden möchten, können Sie einfach die Enter-Taste drücken oder auf "Suche starten" klicken.

 

Wissen Sie bereits wissen, wonach Sie innerhalb der Historie suchen, geben Sie die notwendigen Kriterien ein starten Sie dann die Suche.

 

Aktivität merken (Strg+Shift+G):

 

Möchten Sie zwei Aktivitäten im Nachhinein miteinander verknüpfen, so können Sie dies mit Hilfe dieser Funktion tun.

 

Mit Klick auf die Funktion merkt sich Consolidate die Aktivität.

Sie können auch in die Aktivität klicken und den Shortcut Strg + Shift + G dafür  verwenden.

 

Germerkte Aktivität als Vorgänger zuordnen (Strg+G):

 

Wenn Sie die gemerkte Aktivität nun als Vorgänger Aktivität definieren möchten, wählen Sie in der gewünschte Aktivität diese Option aus

oder verwenden Sie den Shortcut Strg+G.

 

Consolidate definiert die gemerkte Aktivität als Vorgänger und verknüpft diese in der Historie miteinander.

 

Germerkte Aktivität als Nachfolger zuordnen (Alt + G):

 

Möchten Sie die gemerkte Aktivität als Nachfolger definieren, wählen Sie diese Option aus oder verwenden Sie den Shortcut Alt+G.

 

Die gemerkte Aktivität wird als Nachfolger definiert und in der Historie von Consolidate verknüpft.

 

Aktivität bereits in der Historie vorhanden:

Ist die zugeordnete Aktivität bereits in der Historie vorhanden, macht Consolidate Sie darauf aufmerksam.

 

Aktivität merken - Bereits in Historie vorhanden

 

Per Doppelklick auf diesen roten Bereich, können Sie die Aktivität öffnen, welche bereits in der Historie vorhanden ist.

 

Passen Sie in diesem Fall die Zuordnung an.

 

Gemerkte Aktivität öffnen:

 

Diese Funktion öffnet die von Ihnen gemerkte Aktivität und hebt diese in den Vordergrund.

 

Aktivitätsart ändern:

 

Über diese Funktion können Sie ganz schnell die Aktivitätsart ändern.

Consolidate öffnet für Sie das Aktivitätsart-Fenster und bietet Ihnen alle Aktivitäten an.

 

Wählen Sie die gewünschte Aktivitätsart aus und bestätigen Sie mit "Ok".

 

Aktivitätsart ändern (Filter):

Auch über diese Funktion können Sie die Aktivitätsart ändern.

Consolidate öffnet für Sie das Aktivitätsart-Fenster und bietet Ihnen aber nur Aktivitäten an, welche Sie in den Benutzer-Einstellungen für diesen Vorgang gespeichert haben.

 

Unter "Aktivitätsarten-Filter (Änderung)" können Sie die angebotenen Aktivitäten bearbeiten.

 

Leistung erfassen:

 

Hier können Sie direkt eine Leistung für diese Aktivität erfassen

Weitere Informationen zur Leistungserfassung finden Sie im Kapitel "Leistungen (TimeTracker)".

 

Leistungsübersicht:

 

Consolidate zeigt Ihnen alle für diese Aktivität erfassten Leistungen an.

Weitere Informationen zur Leistungserübersicht finden Sie unter "Leistungen (TimeTracker)".

 

Prozess starten:

 

Um diese Funktion nutzen zu können, benötigen Sie eine Lizenz für das Modul Consolidate ProzessManager.

Ihr Consolidate Partner informiert Sie gerne zu diesem Produkt.

 

Diese Funktion ermöglicht es Ihnen einen Workflow manuell zu starten.

 

Definieren Sie den gewünschten Prozess und den Schritt mit welchem begonnen werden soll.

 

Prozess starten

 

Schulungen verwalten:

 

Diese Funktion ermöglicht es für eine Aktivitätsart eine Schulungsverwaltung zu aktivieren.

Eine genaue Beschreibung der Funktion finden Sie im Kapitel "Schulungsverwaltung".

 

Layout:

 

Titelbalken ausblenden:

 

Diese Option blendet die Titelbalken in der Aktivität aus.

 

Titelbalken ausblenden

 

Mit einem Klick auf diese Option, werden die Titelbalken wieder eingeblendet.

 

Layout speichern (Name der Aktivitätsart):

 

Hier können Sie das angepasste Layout für diese Aktivitätsart speichern.

Wie Sie das Layout einer Aktivität anpassen können, finden Sie unter "Anordnen der "Aktivitätenfensterelemente" beschrieben

 

Layout zurücksetzen (Name der Aktivitätsart):

 

Diese Funktion setzt das Layout für diese Aktivitätsart auf den Standard zurück.

 

Zeitzonenfeld immer einblenden:

 

Voraussetzungen:

Lesen Sie unbedingt vor der Verwendung von Zeitzonen die Voraussetzungen im Kapitel "Allgemein" der "Programm-Einstellungen" oder wenden Sie sich an Ihren Administrator.

 

Wenn Sie möchten, dass die Zeitzone eines Termins immer in Termin-Aktivitäten ersichtlich ist, aktivieren Sie diese Option.

 

In Ihrem Consolidate wird dann, falls nicht anders definiert/geändert (selbst oder von extern mittels einem Termin mit iCal-Datei),

die in Ihren "Mitarbeiter-Einstellungen" hinterlegte Zeitzone verwendet und angezeigt. 

 

Hinweis:

Bei Ganztags-Terminen wird die eingestellte Zeitzone nicht berücksichtigt. 

 

Schaltflächen und Optionen - Layout - Zeitzonenfeld

 

Damit die Zeitzone nicht mehr angezeigt wird, deaktivieren Sie die Option einfach wieder.

 

Editor:

 

 

Bearbeitungsmodus (Strg + T):

 

Aktivieren Sie diese Option über einen Klick oder verwenden Sie im Editor den Shortcut, erscheint im Textfeld die Bearbeitungsleiste.

 

Texteditor Toolbar

 

Die Funktionen sind an die von MS-Word angelehnt und auch hier helfen "Tooltips" (Einfach die Maus kurz über den fraglichen Schalter halten), sollten Sie sich einmal unsicher sein, welcher der gesuchte Button ist.

Es werden auch Tastenkombinationen angezeigt, welche die jeweilige Funktion aufrufen.

Eine genaue Auflistung der Funktionen, finden Sie gleich im Anschluss an diese Kurzübersicht.

 

Toolbar anzeigen (Strg + Shift + T):

 

Mit dieser Option oder dem Shortcut de- oder aktivieren Sie den Vorschaumodus (Ein- oder ausblenden der Toolbar) der Aktivität.

Im Vorschau-Modus stehen Ihnen nur bestimmte Funktionen zur Verfügung.

 

Notizen/Mailtext sperren:

 

Sie können in den Benutzer-Einstellungen (falls berechtigt) pro Mitarbeiter festlegen, wer Aktivitäten sperren darf und wer nicht.

 

Beim Mitarbeiter finden Sie dazu im Register "Sicherheit" die Option "Aktivitäten sperren erlaubt".

 
In Aktivitäten finden Sie nun unter "Optionen" den Punkt "Notizen/Mailtext sperren".

Voraussetzung hierbei ist, dass Sie die Berechtigung dazu haben und verantwortlich für die Aktivität sind.

 

Hinweis:

Wenn die Aktivität bereits schreibgeschützt, der Mitarbeiter das Recht nicht besitzt oder nicht der Verantwortliche der Aktivität ist, steht diese Funktion nicht zur Verfügung.

 

ACHTUNG:

Dieser Vorgang kann nicht mehr rückgängig gemacht werden!

 

Wenn Sie diesen Punkt wählen bewirkt dies, dass der Inhalt der Aktivität gesperrt wird und nicht mehr verändert werden kann.

Die Icons "Bearbeitungsmodus aktivieren" und "Bearbeitungsleiste einblenden" sind dann ohne Funktion.

 

Hat diese Aktivität eine Datei hinterlegt, wird diese automatisch versioniert und freigegeben.

Sind mehrere Dateien vorhanden, werden diese alle schreibgeschützt.

 

Alle anderen Eigenschaften (Priorität, Kategorie, Absender ...) können weiterhin verändert werden.

 

Wenn der Text gesperrt wurde und die Aktivität geöffnet wird, erscheint ein roter Hinweis unter dem Betreff.

 

Notizen_Nachricht sperren - Hinweis

 

Hinweis:

Auch der Verantwortliche Mitarbeiter oder Ersteller kann den Inhalt der Aktivität nicht mehr verändern.

Es können auch keine Dateien mehr hinzugefügt oder entfernt werden.
 

Kommentieren:

Wurde diese Funktion aktiviert, wird unter "Optionen" der Punkt "Kommentieren" aktiv.

 

Notizen_Nachricht sperren - Kommentieren

 

Ebenfalls finden Sie das Icon "Aktivität kommentieren" in der Bearbeitungsleiste.

Die Funktion ist vorhanden, wenn eine Notizen oder ein Mailtext gesperrt wurde oder der Vorschaumodus aktiviert ist (keine Bearbeitung möglich).

 

Notizen_Nachricht sperren - Kommentieren Icon

 

Um eine Aktivität zu kommentieren können Sie auch einfach die F6 Taste drücken.

 

Mit Hilfe dieser Funktion können Sie die Aktivität mit einem Kommentar versehen oder Textbausteine einfügen.

Es erscheint ein Eingabefenster für den Kommentar.

 

Notizen_Nachricht sperren - Kommentar HTML Feld

 

Der eingegebene Kommentar wird automatisch mit dem für F6 hinterlegtem Text versehen (z.b 5.10.2015 08:28 (jw):)

und oberhalb des bestehenden (gesperrten) Inhalts der Aktivität eingefügt.

 

Auch dieser Kommentar wird gesperrt.

 
Delegieren:

Die Funktion "Notizen/Mailtext sperren" kann auch beim Delegieren einer Aktivität im Delegations-Kommentarfenster mit einer "Checkbox" aktiviert werden.

 

In diesem Bereich wird nicht auf die Vertraulichkeit geprüft.

 

Notizen_Nachricht sperren - Delegieren

 

Wenn diese Funktion aktiviert ist, wird der Inhalt gesperrt und die Dateien schreibgeschützt oder versioniert und freigegeben.

 

 

Löschen bei gesperrten Aktivitäten unterbinden:

 

Wenn Sie möchten, dass gesperrte Aktivitäten nicht gelöscht werden können, kann der Administrator unter "Einstellungen" - "Programm-Einstellungen"

die Option "Löschen bei gesperrten Aktivitäten unterbinden" im Register "Sicherheit" aktivieren.

 

Notizen_Nachricht sperren - Löschen bei gesperrten Aktivitäten unterbinden

 

Mitarbeiter zur Unterschrift einladen (Alt+U):

 

Diese Funktion ermöglicht es Ihnen rasch eine/n Mitarbeiter/in zur Unterschrift für ein Dokument einzuladen.

 

Da für die Unterschrift die Versionsverwaltung aktiviert sein muss, fragt Consolidate, ob Sie diese nun aktivieren möchten.

 

Dokumentenregister - Versionierung Frage

 

Beantworten Sie diese Frage mit "Ja".

 

Consolidate aktiviert nun die Versionsverwaltung für Sie und öffnet anschliessend die Mitarbeiterliste zur Auswahl der Mitarbeiter/innen.

 

Die weitere Vorgehensweise entnehmen Sie bitte dem Kapitel "Dokument-Versionsverwaltung" im Bereich "Mitarbeiter zur Unterschrift einladen".

 

CC-Übersicht:

 

In dieser Übersicht finden Sie die internen CC-Empfänger (letzter Stand) der Aktivität aufgelistet.

Ebenfalls wird aufgeführt, ob sich das CC noch im Eingang des Empfängers befindet, wann das CC versendet und ob eine Lesebestätigung angefordert wurde.

Ist eine Lesebestätigung noch ausständig, wird dies fett dargestellt.

Wenn eine Lesebestätigung bestätigt wurde, wird das Datum und die Uhrzeit der Bestätigung angeführt.

 

Beispiel:

 

CC-Lesebestätigung - CC-Übersicht

Aktivität:

Speichern:

Speichert diese Aktivität und alle vorgenommenen Änderungen.

 

Drucken;

Druckt die Aktivität mit Hilfe des Consolidate Druckers aus.

 

Aktualisieren:

Aktualisiert die Aktivität.

 

Kopieren:

Wählen Sie diese Funktion, wird ein Fenster geöffnet, in welchem Sie definieren können, für welche Mitarbeiter die Aktivität kopiert werden soll.

 

Verschieben Sie alle gewünschten Mitarbeiter auf die rechte Seite (Zugeordnete Mitarbeiter) und bestätigen Sie mit "Kopieren".

 

Der/Die Mitarbeiter/innen erhält/erhalten eine genaue Kopie der Aktivität.

Die Aktivitäten werden automatisch in der Historie verknüpft.

 

Abonnieren:

Damit diese Funktion zur Verfügung steht, muss der Administrator dies zuerst in den Programm-Einstellungen unter "Aktivitäten abonnieren ermöglichen" für die Mitarbeiter/innen ermöglichen.

 

Abonniert werden können Aktivitäten entweder direkt über das Detailfenster und diese Funktion.

 

Aktivitäten abonnieren - Option

 

Oder über die Symbolleiste in Aktivitätenlisten:

 

Aktivitäten abonnieren - Symbolleiste

 

Hierfür stehen 3 Optionen zur Verfügung:

 

Aktivität abonnieren: Abonniert die ausgewählte/n Aktivität/en.
Von abonnierten Aktivitäten entfernen: Entfernt das Abonnement der ausgewählten Aktivität/en.
Suche auf abonnierte Aktivitäten einschränken: Filtert die aktuelle Suche auf abonnierte Aktivitäten.

 

Wurde eine Aktivität abonniert, wird dies wiefolgt angezeigt:

 

Aktivitäten abonnieren - Anzeige

 

Übersicht über abonnierten Aktivitäten: 

 

Wenn mindestens eine Aktivität abonniert ist, erscheint ein Punkt "Aktivitäten abonniert (xx)" unter "Aktivitäten" auf.

Hier werden alle Aktivitäten aufgelistet die ein Abo für diese/n Mitarbeiter/in beinhalten. In Klammer steht die Anzahl der Aktivitäten.

 

Aktivitäten abonnieren - Navigaton

 

Löschen:

Wählen Sie diesen Punkt aus, wenn Sie eine oder mehrere Aktivitäten löschen möchten.

 

Consolidate fragt noch nach, ob Sie die Aktivität(en) wirklich löschen wollen (sofern Sie dazu berechtigt sind).

 

Aktivität löschen

 

Möchten Sie dies, bestätigen Sie die Meldung mit "Ja".

 

Als Ticket an Consolidate senden:

 

Consolidate öffnet das Fenster zur Übermittlung eines Tickets an Consolidate.

Es werden der Kommentar und die vorhandenen Dokumente automatisch übernommen.

 

Protokoll erstellen (Zusammenfassen):

 

Mithilfe dieser Funktion können Sie einfach und schnell Protokolle erstellen.

 

Diese Funktion steht Ihnen auch in Listen im Kontextmenü unter "Ausgewählte Aktivität(en)" zur Verfügung.

 

Wenn Sie nur eine Aktivität in der Liste markieren oder über "Optionen" im Aktivitäten-Detailfenster das Protokoll erstellen, so wird die Historie dieser Aktivität

(falls eingestellt inkl. Text und Dokumente) berücksichtigt.

 

Markieren Sie mehrere Aktivitäten in einer Liste, so werden nur die markierte Aktivitäten (und falls eingestellt Ihre Dokumenten) im Protokoll übernommen.

 

Protokolltext-Generator

 

Inhalt der Zusammenstellung:

 

Aktivitäten-Nummer:

Übernimmt die Aktivitäten-Nummer in den Protokoll-Text.

Kommentar/Mailtext:

Übernimmt den Kommentar/Mailtext in den Protokoll-Text.

Erledigte Aktivitäten berücksichtigen:

Berücksichtigt auch erledigte Aktivitäten für das Protokoll.

 

 

Text Zusammenstellen: Aktualisiert die Vorschau des Protokolltext, sofern die oben angeführten Optionen verändert wurden.

In der Vorschau des Protokolltext wird eine Tabelle in dem die Aktivitäten-Nummern (falls eingestellt), der Betreff, der Inhalt der Aktivität (falls eingestellt),

der Verantwortliche und der Status der Aktivität angeführt erstellt.

 

Alles markieren: Markiert den gesamten Protokolltext.

 

Alles kopieren: Kopiert den gesamten Protokolltext in die Zwischenablage.

 

Markierung kopieren: Kopiert den gesamten markierten Protokolltext in die Zwischenablage

 

Anhang der Zusammenstellung:

 

Kommentar / Mailtext als PDF übernehmen:

Übernimmt den Kommentar/Mailtext als PDF.

 

Übernahme der Dokumente:

Ja, als PDF wenn möglich:

Übernimmt die Dokumente und wandelt diese in PDF-Dateien um (falls möglich).

 

Ja, als ZIP pro Aktivität:

Übernimmt die Dokumente und falls angehakt auch den Kommentar/Mailtext und komprimiert (ZIP-Datei) diese pro Aktivität.

 

Ja, als PDF pro Aktivität, wenn möglich:

Übernimmt die Dokumente und falls angehakt auch den Kommentar/Mailtext und wandelt diese in eine PDF-Datei pro Aktivität um. In diesem PDF ist zuerst der Kommentar und anschliessend die umgewandelten Dokumente aufgelistet.

 

Hinweis:

Dateien die nicht umgewandelt werden können (Z.B *.exe, *.dll usw.) werden eins zu eins hinzugefügt (werden nicht umgewandelt)

 

Nicht übernehmen:

Übernimmt keines der Dokumente. Falls angehakt, wird aber trotzdem der Kommentar/Mailtext übernommen.

 

Definieren Sie unter "Aktivitätsart" welche Aktivitätsart für die Protokoll-Aktivität verwendet werden soll.

Es wird die Standard-Technologie der Aktivitätsart verwendet.

 

Sie können hierbei das Dropdown (Pfeil nach unten) verwenden oder den Inhalt des Feldes entfernen,

dann öffnet sich das Aktivitäten-Auswahl-Fenster.

 

Über das Drucker-Symbol können Sie den Protokolltext ausdrucken.

Mithilfe des zweiten Symbols eine Aktivität mit dem markierten Protokolltext erstellen.

 

Hinweis:

Alle Einstellungen in diesem Fenster werden lokal gespeichert.

 

Erstellen Sie  die Aktivität über den Button "Aktivität erstellen".

 

Zusatzdaten merken

(Name der Aktivitätsart):

 

Mit Hilfe dieser Option können Sie die Zusatzdaten einer Aktivitätsart merken.

 

Zusatzdaten merken

 

Wenn eine Aktivität mit der gleichen Aktivitätsart geöffnet wird, so wird die Option angezeigt um die Zusatzdaten(der gemerkten Aktivität) einzufügen.

 

Zusatzdaten merken - einfügen 

 

Wählen Sie die Option aus, öffnet sich in folgenden Fällen anschliessend noch ein Fenster für das Einfügen der Zusatzdaten:

 

Wenn die Aktivitätsart überhaupt Zusatzdaten hat.
Wenn in den Benutzer-Einstellungen definiert ist, dass nachgefragt werden soll.

   Eine genaue Beschreibung für die möglichen Einstellungen finden Sie im Kapitel "Lokale Einstellungen" genau beschrieben.

 

In diesem Fenster können Sie dann definieren, welche Zusatzdaten übernommen werden sollen.

 

Markieren Sie die gewünschten Optionen in der Liste und bestätigen Sie mit "OK".

 

Zusatzdaten merken - Auswahl 

 

Inhalt exportieren:

 

Exportiert alle Daten der Aktivität als EML-Datei an den von Ihnen gewünschten Ort (z.b Desktop).

Schließen:

 

Schließt die Aktivität.

 

Optionen bei Terminen:

 

Schaltflächen und Optionen - Option - Termin

 

Einladung senden:

 

Im Termin kann manuell eine Einladung versendet werden.

Über diese Funktion wird eine E-Mail mit iCalender-Format erstellt und verschickt.

 

Achtung:

Diese E-Mail kann vor dem Versenden nicht bearbeitet werden.

 

Der Termin wird beim Empfänger dann gleich im Kalender eingetragen.

 

Terminänderungen (Änderung Datum, Uhrzeit ...) werden automatisch kommuniziert.

 

Schaltflächen und Optionen - Termineinladung senden

 

Sie können auch einstellen, dass diese Einladung automatisch erfolgen soll wenn Sie eine Termin mit externen Teilnehmern eintragen.

Wie Sie dies korrekt einstellen, finden Sie unter "Consolidate nach Outlook" genau beschrieben.

 

Absage senden:

 

Wenn der Organisator den Termin in Consolidate absagen möchte, kann er eine Terminabsage an die externen Teilnehmer senden.

 

Falls der Absagegrund im Kommentar vermerkt wurde, kann dieser über die Option "Kommentar des Termins als Beschreibung mitsenden" an die externen Teilnehmer kommuniziert werden.

 

Schaltflächen und Optionen - Terminabsage senden

 

Mitteilung senden:

 

 

Mit Hilfe dieser Funktion kann eine Terminmitteilung gesendet werden (wahlweise kann eine iCal Datei angehängt werden).

 

Schaltflächen und Optionen - Terminmitteilung senden

 

Zum Unterschied zur Funktion "Einladung senden" kann hier die erstellte E-Mail vor dem Versenden bearbeitet und angepasst werden.

 

Ebenfalls kann entschieden werden, ob der Kommentar und die Reservierungsobjekte des Termins mitgesendet werden.

 

Der Termin wird nicht automatisch beim Empfänger im Kalender eingetragen.

 

Terminänderungen (Änderung Datum, Uhrzeit ...) werden auch nicht automatisch kommuniziert.

 

Konflikte prüfen:

 

Mit dieser Funktion können Sie eine manuelle Konfliktprüfung durchführen.

 

Wird ein Konflikt gefunden erscheint folgende Meldung welche die Konflikt-Termine auflistet:

 

Schaltflächen und Optionen - Konflikt prüfenn

 

Entscheiden Sie dann, ob Sie den Termin "Trotzdem zuordnen" oder "Nicht zuordnen" möchten.

 

Info:

Die Konfliktprüfung wird immer von Consolidate gemacht, wenn Sie einen Termin im Kalender eintragen.

 

Kalender öffnen:

 

Hier öffnet Consolidate den Kalender für Sie und zeigt den Tag/ die Woche/ oder den Monat (je nach Einstellungen im Kalender) an, an dem der Termin stattfindet.

 

Planer öffnen:

 

Consolidate öffnet für Sie die Planer-Ansicht im Kalender (je nach Einstellungen) und zeigt Ihnen den Termin inkl. interner Teilnehmer (auch eingeladene)  und Reservierungsobjekten (auch wenn die Bewilligung noch nicht erteilt wurde) an.

 

Wenn bereits eine Planungsansicht dieser Aktivität (oder einer anderen Aktivität) offen ist, wird die Ansicht automatisch geschlossen und neu geöffnet.

 

Stellvertretung einrichten:

 

Um eine Stellvertretung für die Dauer des Termin einzutragen, wählen Sie diese Funktion aus.

 

Im Stellvertretungsfenster befüllt Consolidate automatisch das Datum und die Uhrzeit mit dem Zeitraum des Termins.

 

Tragen Sie die restlichen Informationen ein und speichern Sie die Stellvertretung mit "OK".

 

Weitere Information wie Sie eine Stellvertretung einrichten, finden Sie unter "Stellvertretung".

 

Stellvertretung einrichten